Política de tratamiento de datos personales.

En cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas concordantes, RSC Retecol Servicios Corporativos S.A.S. (en adelante “RSC Retecol” o “la Compañía”) adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Razón social

RSC Retecol Servicios Corporativos S.A.S.

NIT

902.060.571-2

Domicilio principal

Avenida Boyacá No. 95-51, Bodega 15, Bogotá D.C., Colombia

Correo para el ejercicio de derechos

jorge.molina@retecol.com

Teléfono

(+57) 350 650 6499

Sitio web

retecol.com

Área responsable

Gerencia Administrativa

Representante legal

Iván Fernando Suárez Illidge

La Gerencia Administrativa dará trámite a las consultas y reclamos de los Titulares, velará por la implementación y actualización de esta Política, coordinará las medidas de seguridad de la información y actuará como enlace con la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

2.1Objeto

Esta Política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por RSC Retecol, así como los derechos de los Titulares y los procedimientos para ejercerlos.

2.2Alcance

La Política aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, que contengan datos personales tratados por RSC Retecol, ya sea en calidad de Responsable o de Encargado del Tratamiento, y cubre a los siguientes grupos de Titulares:

• Clientes y prospectos: personas naturales, así como representantes legales, empleados y contactos de clientes personas jurídicas.
• Proveedores, contratistas y aliados técnicos: incluidas las personas naturales que integran su personal y que intervienen en los proyectos.
• Colaboradores: trabajadores actuales y anteriores, y sus beneficiarios.
• Candidatos: personas que participan en procesos de selección.
• Visitantes: personas que ingresan a las instalaciones de la Compañía.
• Usuarios del sitio web y de los canales digitales de RSC Retecol.

Los datos de personas jurídicas no están cubiertos por la Ley 1581 de 2012; sin embargo, sí lo están los datos de las personas naturales que actúan en su nombre o que son sus contactos. La Política es de obligatorio cumplimiento para los colaboradores, contratistas, aliados técnicos y Encargados que traten datos personales por cuenta de la Compañía.

2.3Marco normativo

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.
• Decreto 090 de 2018, sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Ley 1266 de 2008, en lo pertinente a las definiciones de dato semiprivado y privado.
• Ley 2300 de 2023, sobre el contacto con consumidores con fines comerciales.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V, y demás normas que modifiquen, adicionen o complementen las anteriores.

Para efectos de esta Política se adoptan las definiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008:

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público

Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado

Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato privado

Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

Dato sensible

Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia

Envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado ubicado en Colombia a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado, por cuenta del Responsable.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

RSC Retecol aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual se informa al Titular.
3. Libertad: el Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no se obtienen ni divulgan sin autorización, salvo mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Transparencia: se garantiza el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Acceso y circulación restringida: el Tratamiento solo puede hacerse por personas autorizadas por el Titular o previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
7. Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar su reserva, inclusive después de finalizada su relación con la Compañía.

5.1Tratamiento al que serán sometidos los datos

RSC Retecol podrá recolectar, almacenar, usar, organizar, actualizar, circular, transmitir, transferir y suprimir los datos personales, en medios físicos y digitales, directamente o a través de Encargados, exclusivamente para las finalidades descritas en esta Política o en la autorización otorgada por el Titular.

5.2Categorías de datos tratados

• Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, cargo, empresa, teléfono, correo electrónico y dirección.
• Comerciales y contractuales: solicitudes, cotizaciones, contratos, órdenes de compra, actas, facturación y pagos.
• Financieros y tributarios: información bancaria necesaria para realizar pagos e información tributaria.
• Laborales y de formación: hoja de vida, estudios, experiencia, referencias, matrículas profesionales, certificaciones técnicas (por ejemplo, trabajo en alturas) y afiliaciones al sistema de seguridad social.
• Datos sensibles: certificados de aptitud médica ocupacional, datos biométricos utilizados en control de acceso, e imágenes captadas por sistemas de videovigilancia o en registros fotográficos.
• Datos de niños, niñas y adolescentes: únicamente de beneficiarios de los colaboradores, cuando sea necesario para afiliaciones y beneficios.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, información recolectada mediante cookies y la información suministrada en formularios, mensajería o chat del sitio web.

5.3Finalidades generales

1. Atender solicitudes de información, cotización y visita técnica recibidas por el sitio web, correo electrónico, teléfono, WhatsApp u otros canales.
2. Gestionar la relación comercial y contractual con clientes.
3. Gestionar la relación con proveedores, contratistas y aliados técnicos.
4. Adelantar procesos de selección, vinculación y administración de personal.
5. Enviar información comercial sobre los servicios de RSC Retecol y de su socio estratégico Andirent S.A.S., únicamente cuando exista autorización expresa del Titular, respetando los canales, horarios y frecuencia permitidos por la Ley 2300 de 2023.
6. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, laborales y de seguridad y salud en el trabajo, y atender requerimientos de autoridades competentes.
7. Realizar análisis estadístico del uso del sitio web y de los canales digitales, con el fin de mejorar su funcionamiento y contenidos.
8. Controlar el ingreso a instalaciones propias y de clientes, y proteger la seguridad de las personas, los bienes y la información.
9. Documentar la ejecución de los proyectos mediante informes, actas y registros fotográficos.
10. Medir la satisfacción de los clientes y la calidad del servicio.
11. Ejercer la defensa de los derechos de la Compañía en procesos judiciales, administrativos o de reclamación.

5.4Finalidades específicas por grupo de Titulares

Clientes y prospectos

• Elaborar propuestas y cotizaciones, y programar visitas técnicas.
• Celebrar, ejecutar, supervisar y liquidar contratos; facturar y gestionar la cartera.
• Coordinar la prestación de los servicios en las sedes del cliente, incluidos cronogramas, reportes e informes con evidencia.
• Realizar encuestas de satisfacción y seguimiento posterior a la entrega.

Proveedores, contratistas y aliados técnicos

• Evaluar, seleccionar, registrar y contratar proveedores y aliados.
• Verificar la afiliación y el pago de seguridad social, así como el cumplimiento de requisitos de seguridad y salud en el trabajo del personal que interviene en los proyectos.
• Gestionar pagos, retenciones y obligaciones tributarias, y evaluar el desempeño.
• Consultar listas restrictivas y de control relacionadas con lavado de activos y financiación del terrorismo, cuando corresponda.
• Suministrar a los clientes la información del personal que ingresará a sus instalaciones.

Colaboradores

• Gestionar la vinculación, contratación, nómina, prestaciones sociales y afiliaciones al sistema de seguridad social y a la caja de compensación familiar.
• Cumplir el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: exámenes médicos ocupacionales, capacitaciones, entrega de elementos de protección personal y dotación.
• Expedir carnés, controlar el acceso y asignar herramientas y equipos.
• Suministrar a los clientes la información necesaria para autorizar el ingreso del colaborador a sus instalaciones.
• Expedir certificaciones laborales, incluso después de terminada la relación.
• Utilizar su imagen en piezas de comunicación corporativa, sitio web y redes sociales, únicamente con autorización expresa e independiente del contrato de trabajo.

Candidatos

• Evaluar hojas de vida, realizar entrevistas y pruebas, y verificar referencias.
• Conservar la hoja de vida para futuras vacantes, cuando el candidato lo autorice.

Visitantes de las instalaciones

• Registrar el ingreso y la salida, controlar el acceso y garantizar la seguridad mediante sistemas de videovigilancia debidamente señalizados.

Usuarios del sitio web y canales digitales

• Responder formularios de contacto y cotización, y mensajes recibidos por WhatsApp o chat.
• Analizar estadísticas de navegación mediante herramientas de analítica y cookies.
• Garantizar la seguridad del sitio web y prevenir usos fraudulentos.

6.1Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RSC Retecol o sus Encargados. Este derecho puede ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando esta no sea requerida conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y la supresión no proceden cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política.

6.2Deberes de RSC Retecol como Responsable

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
• Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información suministrada a los Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, y comunicarles oportunamente las novedades y rectificaciones.
• Exigir a los Encargados el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos previstos en la ley.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando se encuentre obligada, conforme al Decreto 090 de 2018.

7.1Personas legitimadas

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por: (i) el Titular, acreditando su identidad; (ii) sus causahabientes, acreditando dicha calidad; (iii) su representante o apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y (iv) por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.

7.2Canales de recepción

• Correo electrónico: jorge.molina@retecol.com
• Correspondencia física: Avenida Boyacá No. 95-51, Bodega 15, Bogotá D.C., dirigida a la Gerencia Administrativa.

La Compañía dejará constancia de la fecha de recepción de cada solicitud. Los términos se contarán en días hábiles.

7.3Información que debe aportar el Titular

• Nombre completo y número de identificación del Titular.
• Copia del documento de identidad y, cuando actúe un tercero, el documento que acredite la representación, el poder o la calidad de causahabiente.
• Descripción clara y precisa de la consulta o de los hechos que dan lugar al reclamo, y del derecho que desea ejercer.
• Dirección física o electrónica para recibir la respuesta.
• Documentos que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

7.4Consultas

Las consultas tienen por objeto conocer la información personal del Titular que repose en las bases de datos de la Compañía. Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.5Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan un presunto incumplimiento de los deberes previstos en la ley, podrán presentar un reclamo, que se tramitará así:

1. Reclamo incompleto: si el reclamo no contiene la información señalada en el numeral 7.3, la Compañía requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Traslado: si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Leyenda de reclamo en trámite: una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
4. Término de respuesta: el reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.6Requisito de procedibilidad

El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante RSC Retecol, de conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

8.1Mecanismos para obtener la autorización

RSC Retecol solicitará la autorización del Titular a más tardar al momento de la recolección de sus datos, mediante alguno de los siguientes mecanismos:

• Casilla de verificación en formularios web: el Titular deberá marcar voluntariamente la casilla de aceptación de esta Política antes de enviar el formulario. La casilla nunca vendrá marcada por defecto. La autorización para recibir información comercial se solicitará en una casilla independiente y opcional.
• Firma en documentos físicos o electrónicos: formatos de autorización, contratos, formularios de vinculación de proveedores, contratos de trabajo, hojas de vida y registros de visitantes.
• Forma oral: en llamadas o reuniones, siempre que la Compañía pueda conservar prueba de ella.
• Conductas inequívocas: comportamientos del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como el envío voluntario de su hoja de vida para un proceso de selección o el inicio de una conversación por WhatsApp para solicitar una cotización. En ningún caso el silencio se asimilará a una conducta inequívoca.

8.2Información que se suministra al Titular

Al solicitar la autorización, la Compañía informará al Titular de manera clara y expresa: el Tratamiento al que serán sometidos sus datos y su finalidad; el carácter facultativo de las respuestas a preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes; los derechos que le asisten; y la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de RSC Retecol.

8.3Prueba de la autorización

RSC Retecol conservará prueba de las autorizaciones otorgadas por los Titulares. En el caso de los formularios web, se almacenará como mínimo la fecha y hora de aceptación, la versión del texto aceptado y la información enviada. Los documentos físicos se archivarán con acceso restringido.

8.4Casos en que no se requiere autorización

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización no es necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8.5Tratamiento de datos sensibles

RSC Retecol solo tratará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario, con autorización explícita del Titular o en los casos exceptuados por el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Al solicitar estos datos informará al Titular que no está obligado a suministrarlos e identificará cuáles de los datos solicitados son sensibles y la finalidad de su Tratamiento. En particular:

• Salud ocupacional: la historia clínica ocupacional permanece bajo custodia del prestador de servicios de salud. La Compañía únicamente recibe el certificado de aptitud y las recomendaciones pertinentes, cuyo acceso se restringe al personal autorizado.
• Datos biométricos: cuando se utilicen para control de acceso, se tratarán con autorización explícita del Titular y bajo medidas reforzadas de seguridad.
• Videovigilancia: las zonas vigiladas contarán con avisos visibles que informen sobre la captación de imágenes. Las grabaciones solo se consultarán ante incidentes de seguridad o requerimientos de autoridad.

8.6Datos de niños, niñas y adolescentes

RSC Retecol no dirige su sitio web ni sus servicios a menores de edad. Solo tratará datos de niños, niñas y adolescentes cuando sean beneficiarios de sus colaboradores y sea necesario para afiliaciones y beneficios, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal y, cuando sea posible, teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez.

8.7Revocatoria de la autorización

El Titular podrá revocar en cualquier momento, total o parcialmente, la autorización otorgada, a través de los canales indicados en el numeral 7.2. La revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La autorización para recibir información comercial podrá revocarse en cualquier momento, sin afectar la relación contractual.

9.1Medidas adoptadas

Medidas técnicas

• Acceso a sistemas y bases de datos mediante usuario y contraseña individual, con autenticación de dos factores cuando la herramienta lo permita.
• Perfiles de acceso según el cargo, bajo el criterio de mínimo privilegio.
• Conexión cifrada (HTTPS) en el sitio web y sus formularios.
• Copias de seguridad periódicas, antivirus y actualización permanente de software, plugins y sistemas operativos.

Medidas humanas

• Cláusulas de confidencialidad y protección de datos en contratos de trabajo, contratos con aliados técnicos y acuerdos con proveedores.
• Capacitación periódica a los colaboradores sobre esta Política y sobre buenas prácticas de seguridad.

Medidas administrativas

• Inventario actualizado de las bases de datos y de los Encargados que acceden a ellas.
• Acuerdos de transmisión de datos con los Encargados del Tratamiento.
• Archivo físico bajo llave, política de escritorio limpio y destrucción segura de documentos y dispositivos.
• Revocación inmediata de accesos cuando finalice la relación con un colaborador, contratista o proveedor.

9.2Procedimiento ante incidentes de seguridad

Se considera incidente de seguridad cualquier violación de los códigos de seguridad, pérdida, robo o acceso no autorizado a información personal. Ante un incidente, RSC Retecol seguirá este procedimiento:

1. Reporte internoCualquier colaborador que detecte o sospeche un incidente deberá informarlo de inmediato a la Gerencia Administrativa.
2. ContenciónSe adoptarán las medidas necesarias para detener el incidente y limitar sus efectos, como el bloqueo de accesos, el cambio de credenciales o el aislamiento de equipos.
3. EvaluaciónSe identificarán las bases de datos, los tipos de datos y los Titulares afectados, así como el nivel de riesgo.
4. Notificación a la autoridadEl incidente se reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme a las instrucciones de dicha entidad.
5. Comunicación a los TitularesCuando el incidente pueda afectar sus derechos, se informará a los Titulares afectados sobre lo ocurrido y las medidas que pueden adoptar.
6. Cierre y mejoraSe documentará el incidente, sus causas y las acciones correctivas adoptadas para evitar su repetición.

10.1Socio estratégico

RSC Retecol cuenta con el respaldo de Andirent S.A.S., identificada con NIT 900.182.180-2, como socio estratégico. Cuando un cliente contrate soluciones integrales que involucren servicios de Andirent S.A.S., RSC Retecol podrá compartir con esta compañía los datos estrictamente necesarios para coordinar y ejecutar los servicios solicitados.

Cuando Andirent S.A.S. trate los datos por cuenta de RSC Retecol, actuará como Encargado y deberá cumplir esta Política. Cuando los trate para sus propias finalidades, como el envío de información comercial propia, actuará como Responsable y dicha transferencia solo se realizará con autorización previa y expresa del Titular.

10.2Encargados del Tratamiento

La Compañía se apoya en proveedores que tratan datos personales por su cuenta, con quienes suscribe acuerdos de transmisión o acepta condiciones contractuales que les obligan a tratar los datos únicamente según sus instrucciones, bajo medidas de seguridad adecuadas y con deber de confidencialidad. Entre ellos:

10.3Clientes

Para permitir el ingreso a las sedes donde se prestan los servicios, RSC Retecol podrá suministrar a sus clientes los datos de identificación, afiliación a seguridad social y certificaciones técnicas de los colaboradores y del personal de sus aliados técnicos. Estos datos solo podrán usarse para el control de acceso y la verificación de requisitos de seguridad.

10.4Autoridades

La Compañía suministrará datos personales a entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial, en los términos del artículo 13 de la Ley 1581 de 2012.

10.5Transferencia y transmisión internacional

Algunas de las herramientas utilizadas por RSC Retecol, como las de analítica web, correo electrónico, almacenamiento en la nube y mensajería, almacenan información en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. En consecuencia, el Titular reconoce que sus datos pueden ser objeto de transmisión o transferencia internacional.

Estas operaciones se realizarán hacia países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos según los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, o, en caso contrario, cuando concurra alguna de las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, incluida la autorización expresa e inequívoca del Titular. En los casos de transmisión, la Compañía exigirá al Encargado el cumplimiento de condiciones contractuales que garanticen la seguridad y confidencialidad de la información.

10.6Uso de cookies en el sitio web

El sitio web de RSC Retecol utiliza cookies, que son pequeños archivos que se almacenan en el dispositivo del usuario. Se utilizan los siguientes tipos:

• Cookies necesarias: permiten el funcionamiento básico y la seguridad del sitio. No requieren autorización.
• Cookies de analítica: permiten conocer de forma estadística cómo se usa el sitio (por ejemplo, Google Analytics). Solo se activarán con la aceptación del usuario en el aviso de cookies.
• Cookies de terceros: las que instalan servicios integrados en el sitio, como el botón de chat que conecta con WhatsApp.

El usuario puede aceptar, rechazar o configurar las cookies no necesarias en el aviso que se muestra al ingresar al sitio, así como eliminarlas o bloquearlas desde la configuración de su navegador. La Compañía configurará las herramientas de analítica para minimizar la recolección de datos que permitan identificar directamente al usuario.

11.1Entrada en vigencia

La presente Política entra en vigencia a partir del 11 de septiembre de 2026 y permanecerá vigente mientras RSC Retecol realice Tratamiento de datos personales.

11.2Vigencia de las bases de datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento y las obligaciones legales aplicables. Cumplidos estos términos, serán suprimidos o anonimizados de forma segura:

11.3Modificaciones a la Política

Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado a los Titulares antes de su implementación o, a más tardar, al momento de implementarlo, mediante su publicación en el sitio web y, cuando sea posible, por correo electrónico. Si el cambio se refiere a las finalidades del Tratamiento, la Compañía solicitará una nueva autorización al Titular. La versión vigente estará siempre disponible en el sitio web de RSC Retecol.

11.4Control de versiones

Aprobada por Iván Fernando Suárez Illidge, Representante Legal de RSC Retecol Servicios Corporativos S.A.S.