Qué exigirle a un contratista antes de dejarlo entrar a su sede
La contratación de obra tiene un momento crítico que casi siempre se resuelve mal: cuando un tercero entra a tus instalaciones a hacer un trabajo.
En ese momento, la mayoría de gerentes administrativos pierden el control. Y si algo sale mal —un accidente, una obra deficiente, un problema legal— la discusión de responsabilidades no va a ser cómoda.
Esta es la checklist de lo que deberías pedir siempre, y por qué cada documento y verificación importa.
Documentación de la empresa: saber con quién estás tratando
Lo primero es verificar que la empresa existe, es legal, y tiene historial. Esto es lo que tienes que pedir y por qué:
| Documento | Por qué pedirlo |
| Certificado de Existencia y Representación Legal | Garantiza que la empresa existe legalmente y quién es autorizado a firmar |
| RUT | Es el registro de identificación fiscal. Si no lo tiene, es informal |
| Referencias comerciales | Comprueba que el contratista ha hecho trabajos similares bien hechos |
| Póliza de Responsabilidad Civil | Cubre daños que el contratista pueda causar a tus activos |
| Póliza de Cumplimiento y Calidad | Garantiza que el trabajo se hace conforme fue contratado |
Documentación del personal que va a entrar
Esta es la parte que más se descuida y la que más caro puede salir. Si una persona se accidenta en su sede y no estaba afiliada, la discusión sobre responsabilidad no va a ser cómoda.
Qué pedir
- Planilla de pago (nómina): Comprueba que el trabajador está afiliado a seguridad social
- Exámenes médicos ocupacionales: Verifica que el trabajador está apto para la labor específica
- Certificados de capacitación: Demuestra que el trabajador tiene la formación para el riesgo específico
- Entrega de EPP documentada: Registro de que el trabajador recibió equipos de protección
- Identificación y listado de personal autorizado: Establece quién entra y quién no
Si hay trabajo en alturas
Trabajo en alturas = cualquier trabajo por encima de 1.5 metros sobre el nivel inferior.
En Colombia está regulado por la Resolución 1409 de 2012. La verificación no es opcional. La responsabilidad de exigirla recae en quien contrata.
Documentación obligatoria:
Certificados de trabajo en alturas vigentes
Debe estar expedido en los últimos 2 años → Por cada trabajador que va a trabajar en alturas
Coordinador de trabajo en alturas designado y certificado
Responsable de verificar que todo se haga conforme a norma → Debe estar presente durante las actividades
Permiso de trabajo en altura
Se diligencia ANTES de cada intervención → Incluye evaluación de riesgos específicos del sitio → Debe estar firmado por el coordinador y el gerente de la obra
Inspección documentada de arneses, líneas de vida y equipos
Foto de inspección de cada elemento → Certificado de resistencia de líneas de vida → Registro de estado: «APTO» o «FUERA DE SERVICIO»
Plan de rescate en alturas
Procedimiento documentado si alguien se accidenta → Incluye puntos de rescate identificados → Equipo de rescate disponible en sitio
Si hay trabajo eléctrico
El riesgo eléctrico es invisible y puede ser letal.
Lo mínimo que debes exigir:
Personal con competencia certificada
Técnico electricista con certificación vigente → La certificación debe ser específica para el nivel de voltaje del proyecto
Procedimiento de bloqueo y etiquetado
ntes de intervenir cualquier circuito, debe ser bloqueado → Etiqueta que dice «NO ENERGIZAR – TRABAJO EN PROGRESO» → Solo la persona que lo bloqueó puede desbloquearlo
Elementos de protección contra arco eléctrico
Según el nivel de riesgo (voltaje) → Ropa especial, guantes dieléctricos, protección facial
Cumplimiento del RETIE (Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas)
El contratista debe comprometerse por escrito a ejecutar conforme al RETIE → Si aplica certificación, debe estar incluida en el contrato
Señal de alerta
Un electricista que dice «rápido y sin papeleo» es un electricista que va a electrocutar a alguien
Del alcance y el contrato
Buena parte de los conflictos de obra no son técnicos: son de alcance mal definido. Exige que la propuesta diga qué incluye y, sobre todo, qué no incluye. Un cronograma con hitos, que quede claro quién suministra los materiales y con qué especificación. Y por ultimo pero no menos importante exige términos de garantía por escrito.
La forma en que un contratista maneja la documentación previa predice la forma en que va a manejar el trabajo.
Siguiente paso: propuesta clara desde el inicio
En Retecol entregamos toda esta documentación antes de iniciar, sin que haya que pedirla. Es parte de cómo trabajamos.
Si tu equipo de compras necesita revisión, si tienes dudas sobre qué exigir a un contratista específico, o si quieres ver nuestro paquete completo de documentación de cumplimiento, contáctanos.
Haremos que la documentación previa sea clara. Y así, la obra será clara también.